Værktøjer til gruppens ledelse

Har du overvejet at starte en spejdergruppe op fra bunden? Eller vil du genstarte en gruppe, som allerede findes, men som ikke længere er aktiv. Så læs med her og bliv klædt bedre på til den spændende opgave.

Hvorfor starte ny gruppe?

Der kan være mange grunde til at opstarte en ny spejdergruppe, ligesom der findes mange måder at komme i gang på. Måske bor du et sted med mange familier, som efterspørger spejder, men hvor der er langt til det nærmeste tilbud?

Eller måske  findes der allerede flere spejdertilbud i området, men de har ventelister, eller der er ikke et spejdertilbud lige præcis den dag, hvor du gerne vil gå til spejder.

Måske er du en del af distriktsstaben og ser mulighederne og behovet for mere spejder i et område, og så er det igen en helt fjerde måde, du skal gå til værks på, for så handler det om, at du skal finde og motivere en gruppe frivillige til at starte en ny forening op.

Det er et stort arbejde at starte en ny spejdergruppe. Se dette som en mini-guide, som forhåbentlig kan give dig inspiration til forskellige måder at komme i gang på og hjælpe dig videre.

Den demografiske udvikling giver et behov for nye grupper

KFUM-Spejdernes medlemstal er udfordret. En stor del af vores grupper er for længe siden etableret i områder, hvor indbyggertallene har været faldende gennem årene. Samtidig imødekommer vi ikke efterspørgslen på spejder i de større byer. Særligt i København opleves der i disse år, at ventelisterne popper op hos de eksisterende grupper, og potentielle spejdere får ikke adgang til grupperne.

I landets større byer findes områder, hvor der slet ikke er spejdergrupper. Det er eksempelvis Nørrebro og Indre By i København samt Aarhus Midtby. Men der er også større provinsbyer såsom Helsingør eller Nyborg, hvor der heller ikke findes KFUM-Spejdergrupper.

Helt ny gruppe eller satellit?

For at starte en helt ny gruppe er der behov for en del personer til at tage rollerne som ledere og gruppebestyrelse. Men det er ikke altid, at alle de personer står klar fra dag et. Og det kan derfor gøre en nyopstart en smule nemmere, hvis man starter med at lave en satellitgruppe, som eksempelvis består af en ulveflok, hvor børnene rykker til troppen i den anden gamle gruppe, når de bliver ældre.

En satellit er en afdeling under en anden gruppe. Det betyder, at man vil høre ind under den eksisterende gruppes gruppebestyrelse, økonomi og materialebeholdning med telte osv. Det er en meget brugt model, som fungerer rigtig godt. Men det er vigtigt fra start at lave en aftale om økonomi, materialer, fælles sommerlejr og en slags ægtepagt, hvis nu satellitten en dag gerne vil være en selvstændig gruppe.

Her er det vigtigt at tage fat i både udviklingskonsulenten og distriktschefen for at udfærdige planer og aftaler sammen.

Overvej placering af den nye gruppe

Det er meget afgørende for gruppens succes, hvor man placerer sig. Selvom man måske har arvet en gammel og flot bjælkehytte i en skov fra en nedlagt spejdergruppe, og man har rigtig meget lyst til at lave spejder der, så er det måske ikke den bedste ide.

Man kan jo sagtens have adresse der og holde sine weekendture der, men de ugentlige aktiviteter skal være der, hvor børnene og ressourcerne er.

Man kan måske fylde en trailer eller en trækvogn med materialer i bjælkehytten inden hvert spejdermøde og så kører op til den landsby, hvor skolen og børnene er, og holde sine ugentlige aktiviteter. For at lave en slags base, kan man sætte nogle beachflag op ved gadekæret eller boldbanerne og sætte folk i stævne der.

For nye grupper i byerne er det også afgørende at overveje, hvor man placerer sig. Man skal dels have en adresse, og dels et mødested. Mange kirker er interesserede i at huse spejdere, og det kan derfor være et godt sted at henvende sig for adresse og opbevaring af materialer. Ligesom mange kirker gerne vil støtte spejdergruppen med økonomi og hænder.

Men det er ikke helt ligegyldigt, om man afvikler sine aktiviteter midt i Fælledparken, som summer af familier med børn i alle aldre, eller om man gemmer sig i en baggård eller på kirkens loft.

Find et par venner

Det er en god ide at alliere sig med naboen, præsten, en kammerat, distriktschefen eller andre, når man står overfor det store projekt, som det er at starte en ny gruppe op.

Helt optimalt er man en flok på fem eller seks personer, som deler drømmen om en ny gruppe. Og hvor en er klar til at blive kasserer og en anden gerne vil være ulveleder.
For så har man allerede et solidt fundament i en gruppe, som bæres af engagement og fællesskab.

Familiespejder

Som helt ny spejdergruppe har man behov for, at der hurtigt kommer engagerede voksne ind i gruppen. Og hertil er kodeordet “Familiespejder”.

Når man som familie sammen starter til spejder, har forældrene et helt andet mindset, end når et 8-årigt barn starter på ulveholdet. Forskellen er, om det er forældrenes eller barnets lyst, der trækker familien ind i spejdergruppen. Erfaringen viser, at mange familiespejderforældre ofte bliver både en del af gruppebestyrelsen og ledergruppen, efterhånden som deres børn bliver ældre.

En anden gevinst ved familiespejdere er, at enheden ikke behøver en leder. Familierne skal selvfølgelig hjælpes i gang, og det første halve eller hele år, er man nødt til at hjælpe med planlægning og koordinering. Men allerede efter få måneder kan man sagtens spørge en familie om at stå for en enkelt mødedag, for deres mindset er klar, og de vil gerne.

Flere frivillige

Der gøres allerede en kæmpe indsats i landets grupper for at få flere til at blive til endnu flere. Men på trods af den kæmpe indsats kan det stadig være udfordrende. I nedenstående finder I guides og skabeloner til, hvordan jeres rekrutteringsindsats kan se ud, eller hvad I ellers kan gøre.

spejdertrykken.dk

Synlighed og klarhed om hvad spejder er, er to vigtige keywords og kan hjælpe gruppen med at få flere frivillige. En måde at vise hvad spejder er og hvordan potentielle frivillige nemt kan komme i kontakt med jer er gennem plakater, postkort og SoMe – som alt sammen kan printes eller bestilles på spejdertrykken.dk. Plakaterne som I kan se i boksen, kan hænges op ved hytte, på det lokale bibliotek eller andre steder.

Alt I skal gøre at udfylde gruppens informationer, så de potentielle frivillige nemt og hurtigt kan komme i kontakt med jer. Til at afslutte den gode dialog og til at så et frø kan I give den potentielle frivillige et postkort, hvorpå der også står jeres kontakt info og hvilken rolle/job I mener, de vil passe til. Her kan I vælge mellem spejderassistent, bestyrelsesmedlem, frivillighed og gruppeleder.

Brug SoMe til at nå længere ud!  

Sociale medier har givet helt nye og fede muligheder for at nå endnu længere ud og samtidigt ramme forskellige målgrupper – og dét skal vi udnytte! Det kan være svært at vide helt præcist, hvad og hvordan man kan bruge de sociale medier. Her er et par værktøjer, der kan hjælpe jer med at få fundet nye kræfter til gruppen.

På spejdertrykken.dk  er det muligt at downloade SoMe-materiale, som er målrettet rekruttering af nye frivillige. Materialerne kan I dele på eksempelvis Facebook og Instagram. For at opslagene når så langt ud som muligt, er det vigtigt, at profilen er åben. I kan læse mere om Facebook og Instagram her. 

Canva

Skulle I få lyst til, at lave jeres egne opslag til Facebook eller Instagram, men er I tvivl om I har it-kompetencer til det – så frygt ej. I kan nemt og hurtigt lave jeres egne produkter, der både gør præg af egen fantasi og samtidigt har et KFUM Spejdernes udtryk. Læs mere om hvordan du kommer i gang her.

Opslag på frivilligjob.dk

Frivilligjob er en database for alle, der søger et frivilligt arbejde. Her kan I søge efter frivillige til lederopgaver – eller måske en fotograf eller en havemand til spejderhytten. Gå til frivilligjob.dk

Test gruppens indsats

I kan i lederflokken teste jeres gruppes indsats for at række ud til lokalsamfundet – I kan undersøge gruppens indsats på fire forskellige områder: ‘SoMe og website’, ‘Synlighed’, ‘Kommunikation’ og ‘Den gode introduktion’. Alt efter hvad I svarer, vil testen give jer nogle forslag til, hvordan I kan arbejde med gruppens indsats. De kan både bruges direkte eller til en inspirerende snak i lederflokken.

De fire test er oplagte at benytte hele lederflokken sammen til en fælles snak ved fx et ledermøde eller som værktøj til, at man i små grupper vil kunne italesætte mulige områder, man som gruppe kan arbejde videre med/udvikle på.

Den udstrakte hånd

Den udstrakte hånd, er et relationsværktøj. Sammen med ‘Mikrolisten’ kan det hjælpe dig som leder til at imødekomme de forældre og andre omkring gruppen, der gerne vil give en hånd med til stort og småt. Læs mere og hent listerne her.

I “Love for KFUM-Spejderne i Danmark” står der, at gruppebestyrelsen bør holde møde mindst tre gange om året. Mange grupper finder det naturligt at holde gruppebestyrelsesmøde én gang i kvartalet. For at det skal være muligt på fire årlige møder at tage hånd om alle gruppens opgaver, er det nødvendigt at:

• Møderne er veltilrettelagte
• Kun overordnede spørgsmål behandles
• Der følges op på beslutningerne
• Arbejdet er delt ud på mange hænder

For at sikre at dette sker, har mange grupper valgt at arbejde med en daglig ledelse, gruppeledelsen, som består af gruppelederen, bestyrelsesformanden og kassereren. I gruppeledelsen støtter gruppelederen og bestyrelsesformanden og kassereren hinanden i de opgaver, de hver især har.

Et godt gruppebestyrelsesmøde kræver en god dagsorden 

Gruppebestyrelsens dagsorden kan i grove træk deles op i tre områder:

1. Information
2. Udvikling
3. Administration

Det er vigtigt, at gruppen hele tiden er inde i en udvikling. Afsæt god tid til dette punkt på gruppebestyrelsesmødet. Det er bestyrelsesformanden, gruppelederen og kassereren, der i fællesskab udarbejder dagsordenen og i god tid udsender den til hele grupperådet.

1. Information

Meddelelser fra korps, distrikt og andre, som gruppen samarbejder med. Nyt fra de enkelte enheder, kassereren og andre. For at informationerne ikke skal tage for lang tid, må de sorteres efter:

• Nyheder
• Informationer med betydning for hele gruppen og dens arbejde
• Punktet bør ikke tage mere end 25 minutter på mødet.

2. Udvikling 

Behandling af udviklingsopgaver kan ske efter følgende model:

• Definition: Hvilket emne / opmærksomhed ønsker vi at udvikle på?
• Discovery: Hvilke positive erfaringer har gruppen fra lignende områder?
• Dream: Hvordan ser løsningen på projektet ud i den perfekte af alle verdener?
• Design. Hvordan kan vi tage værdifulde skridt i retning af målet?
• Delivery: Hvordan og hvem tager de første initiativer i projektet og hvordan sikre vi at vi når i mål?

3. Administration 

Opfølgning på tidligere planer og aftaler. Kommende arrangementer. Evaluering af gruppens arrangementer.

Bestyrelsens rolle

Undgå at gruppebestyrelsen bliver et ledermøde, hvor I planlægger spejderarbejdet i detaljer. Udnyt i stedet, at I er en bestyrelse med mange forskellige kompetencer, og husk at dreje fokus fra det ugentlige spejderarbejde til det mere omkringliggende arbejde.

”Nu ved jeg, hvad der er min opgave, nej hvor er det fedt”. 

Citatet kommer fra en bestyrelsesformand, der i flere måneder havde været valgt i en gruppes bestyrelse – også kaldet gruppebestyrelsen. 

Gruppen havde ubevidst arbejdet med ”plejer”, hvilket havde betydet, at gruppebestyrelsesmøderne mest af alt var ledermøder, hvor der var en par forældre tilstede. Omdrejningspunktet på møderne var den ugentlige drift af spejderiet og de kommende spejderture og arrangementer. Det er selvfølgelig ikke overraskende, for det er jo netop her, de frivillige ledere henter deres energi – i arbejdet med ungerne.

På en leder/gruppebestyrelses-weekend rettede man fokus på gruppebestyrelsens organisering samt rollefordeling, og ved denne lejlighed fremkom ovenstående citat.

En anden central pointe blev, at spejderlederne fokus netop skal være på arbejdet med børn og unge. Mens de forældrevalgte i gruppebestyrelsen skal holde fokus på det omkringliggende arbejde. 

Det vil sige, sikre: 

• At de fysiske rammer er tilfredsstillende
• At gruppens ledere er motiverede og bliver anerkendt for deres bidrag
• At gruppens værdiskabende aktiviteter bliver synlige for det omkringliggende samfund
• At gruppen har det fornødne økonomiske råderum. 

En velfungerende patrulje

Man kan på sin vis godt sammenligne gruppebestyrelsens arbejde med den velfungerende patrulje. Man er alle forskellige og har styrker og svagheder. Tilsammen er man stærk, ikke mindst fordi alle har en opgave og et ansvar, som de andre stoler på, at man kan indfri. Dermed ikke sagt at gruppebestyrelsen skal i gang med patruljesærpræg og stander. Men en snak om hvad den enkelt brænder for, og hvad vedkommende drømmer om at bidrage med til fællesskabet er måske ikke noget dårligt udgangspunkt for arbejdet i den nyvalgte gruppebestyrelse.

Bestyrelsesformanden bliver valgt af og blandt forældrerepræsentanterne i gruppebestyrelsen og er “patruljeleder” for gruppebestyrelsen, ligesom gruppelederen er patruljeleder for lederne.

En patruljeleder har ansvaret for, at patruljen trives. En vigtig forudsætning for, at det sker er, at patruljen fungerer efter hensigten, at alle i patruljen føler sig informeret og involveret.

Derfor har bestyrelsesformanden ansvaret for:

• At gruppebestyrelsen en gang om året, eller når der skønnes behov for det, analyserer gruppens situation: Hvor står vi lige nu med hensyn til børn, ledere, aktive forældre, økonomi og rammer iøvrigt.
• At gruppebestyrelsen på baggrund af denne analyse sætter sig mål for gruppens fremtid på alle disse vigtige områder: hvordan ønsker vi, at vores gruppe skal se ud om et år, to år…osv.
• At gruppebestyrelsen i fællesskab finder idéer til, hvordan denne målsætning kan blive til virkelighed.
• At gruppebestyrelsen, når planerne skal føres ud i livet, er godt organiseret, så alle i gruppebestyrelsen har deres ansvarsområder, og alle opgaver i gruppebestyrelsen er ansvarsplaceret.
• At udarbejde dagsorden for gruppebestyrelsesmøderne sammen med gruppeleder og kasserer.
• At lede gruppebestyrelsesmøderne “med fast hånd”, så:
  • dagsordenen overholdes og gennemføres
  • alle kommer til orde
  • alle punkter får den behandling, deres betydning kræver.
  • der følges op på gruppebestyrelsen beslutninger, specielt hvad angår økonomi, praktiske opgaver, forældrekontakt og forældremedvirken.

Gruppelederens opgaver

Gruppelederens hovedopgaver er at “tage sig af” ledernes og enhedernes trivsel. Gruppelederen har ansvaret for, at lederne og spejderarbejdet som helhed fungerer godt og har de bedst mulige rammer. En vigtig del af opgaven er at motivere lederne til at videreuddanne sig og søge inspiration på kurser og distriktsarrangementer. Denne uddannelse og  inspiration bruger lederne til at lave det spændende, udfordrende og lærerige spejderarbejde til de ugentlige møder  og på lejre. 

Gruppelederen – og assistenten er et serviceorgan for gruppens ledere. Opgaverne er mangfoldige og  omfatter et ansvar for, at ledermiljøet er præget af udvikling og høj kvalitet i spejderarbejdet. Gruppelederen – og assistentens opgaver kan omfatte følgende:

• Kontakt til korpset: Gruppelederen er bindeleddet mellem korpset og gruppen. Det er gruppelederen, der står for kontakt og informationsdeling fra korpset til gruppen.  
• Ledermøder: Indkaldelse til og forberedelse af ledermøder. Ledermøderne skal være godt forberedte, så man undgår at tage beslutninger på et for løst grundlag og får bedst mulig udbytte af mødet. 
• Lederhvervning: Gruppelederen har et overblik over, hvilke ledere man kan forvente at have i fremtiden, og om man kommer til at mangle ledere. 
• Ledersamtaler: Samtalen er et værktøj til at gruppelederen holder sig opdateret  på lederne, og lederne har mulighed for at snakke om trivslen i det daglige spejderarbejde.
• Medlemshvervning: At sørge for at enhederne bliver fyldt op, bl.a. ved  medlemsfremmende aktiviteter og synlighed på skoler og lignende.
• Distriktet: At modtage post og melde tilbage til distriktets arrangementer samt at inddrage lederne for størst mulig deltagelse i distriktets arrangementer.
• Korpsudgivelser: Sørge for bestilling af modtagelse af tryksager fra korpset. Dette omfatter Grazat og Ildhu. Derudover kan man printe andre udgivelser fra korpset på Print-selv Portalen.   
• Lederuddannelse: Gruppelederen har overblikket over korpsets uddannelsestilbud, der er relevante for gruppens ledere. Lederuddannelse kan også omfatte at inkludere gruppens ledere i korpsarrangementer (Landsmøde, Landstræf, osv.).

Den gode ledersamtale

Ledersamtalen er en personlig samtale mellem gruppelederen og lederen. Samtalen kan i nogle tilfælde minde om en MU-Samtale, med et særligt fokus på lederens trivsel i det daglige spejderarbejde. Formålet med samtalen kan være at introducere den nye ledere til spejderarbejdet eller arbejde med ledergerningen hos den erfarne leder, så man holder fokus på  de optimale rammer for det gode spejderarbejde i det daglige.

Samtalen kan også hjælpe gruppelederen med at holde sig opdateret hos sin lederstab og vide, hvor man kan støtte og hjælpe sine ledere.  Der findes ikke et facit for, hvordan man afholder og bruger ledersamtaler. Samtalen kan variere meget ud fra situationen og personerne. Det vigtigste at huske på er, at begge parter føler sig trygge og godt tilpas i situationen, og at samtalen bliver givende for både lederen og gruppelederen. 

Ledelsesgrundlag

Her får du et værktøj, der kan bruges til at inddrage KFUM-Spejdernes ledelsesgrundlag i jeres ledersamtaler. Denne metode egner sig godt til at starte op i fællesskab i lederstaben og senere, kan man fortsætte samtalen med den enkelte leder. Hent værktøjet her.

Værktøjerne og eksemplerne herover er udarbejdet af arbejdsgruppen for on-boarding, ledersamtale og lederbrev. Hvis du er nysgerrig på mere eller har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte arbejdsgruppen på  ledersamtale@spejdernet.dk

Lederbrev

Lederbrevet er den officielle anerkendelse af, at man er leder hos KFUM-Spejderne. Lederbrevet er et dokument, der er underskrevet af gruppelederen og/eller distriktschefen fra den gruppe/distrikt, hvori man er blevet leder. I brevet står:

For det i “Love for KFUM-Spejderne i Danmark” § 14, stk. 1 omtalte lederbrev har Hovedbestyrelsen fastsat følgende ordlyd:
“Velkommen som leder hos KFUM-Spejderne i Danmark.
Vi er glade for, at du har valgt at være leder hos KFUM-Spejderne i Danmark. Vi ønsker dig velkommen i vores unikke spejderfællesskab, hvor din indsats vil være med til at udvikle børn og unge, så vi sammen kan rykke verden – med vilje!
KFUM-Spejderne giver mod til sammen at tage ansvar for en bedre verden. Det gør vi ved at udvikle værdifulde kompetencer og skabe meningsfulde fællesskaber med liv og begejstring.
KFUM-Spejderne i Danmark er en del af verdensspejderbevægelsen WOSM (The World Organization of the Scout Movement)

Korpsets formål og arbejdsform

Korpset er et kirkeligt arbejde, hvis formål er at lade børn og unge møde det kristne evangelium og i overensstemmelse med den internationale spejderbevægelses idé at oplære til selvstændighed, medansvar, demokratisk livsholdning og mellemfolkelig forståelse.

Korpsets formål søges virkeliggjort gennem varierende former for forkyndelse og kristendomsundervisning og gennem spejdersport, friluftsliv og en videre kreds af aktiviteter, idet der tilstræbes en vekselvirkning mellem individuel udfoldelse og samarbejde med andre.

Lederens arbejde

Din ledergerning har et demokratisk udgangspunkt, og du samarbejder med gruppens andre ledere. Vi søger sammen inspiration og dygtiggørelse i vores lederarbejde. Vi skaber rammer og aktiviteter, der bidrager til at spejderne gennem frilufsliv, fællesskab og udfordringer, opnår deres fulde potentiale som individer og sammen med andre.

Som leder er du en del af et nationalt og internationalt netværk, som kan gavne både din faglige og personlige vækst og trivsel. Dit lederarbejde styrker dine kompetencer og personlige lederskab til brug i alle livets opgaver.
(Lederens navn)  (Dato)
(Gruppenavn)
(Gruppeleder på vegne af KFUM-Spejderne i Danmark)
(Distriktschef og/eller bestyrelsesformand på vegne af KFUM-Spejderne i Danmark)”

 

Det bedste sted at være frivillig

Glade ledere er ledere i længere tid. Det giver derfor også rigtig god mening, at passe på lederne i gruppen og styrke deres trivsel. For ikke nok med, at de bliver hængende i længere tid, så vil glade ledere også være mere engagerede, lave bedre spejderarbejde, investere mere tid og være mere motiverede. Ved at sætte trivsel på dagsordenen i gruppen, vil I altså kunne sikre en høj kvalitet i spejderarbejdet og forebygge pludselig og akut ledermangel. Og så vil I gøre det mere attraktivt for nye at komme med ind i gruppen. Trivsel er altså en investering og et middel til at fastholde de nuværende ledere og samtidig få flere nye ledere med. 

Hvordan kan vores gruppe arbejde med trivsel? 

Vil I også gerne være med til at sætte trivsel på dagsordenen i jeres gruppe og dermed løfte kvaliteten og glæden i at være spejderleder? Så kan I fx: 

• Downloade hæftet ‘Vores Trivsel’ og tage det med på ledermøde. Sæt trivsel på dagsordenen og tal om, hvad der går godt i gruppen, og hvad der går mindre godt. Brug i den forbindelse hæftet til at løse nogle af de udfordringer, I står over for eller bliv inspireret til nye måder at rekruttere ledere på samt passe på de eksisterende.
• Sætte en time af på jeres næste ledermøde og benyt et par af samtale-kortene, som kan downloades i højre side.

Sæt fokus på ledernes trivsel og bliv en stærkere gruppe 

Det er ikke kun den enkelte leder, som bliver gladere og mere engageret, når han/hun trives. Når lederne trives, vil også gruppens fællesskab blive styrket og ledernes motivation for at løse konflikter og udfordringer vil være højere. Ved at styrke trivslen vil I få en stærkere gruppe og et stærkere fællesskab. 

Anerkendende dialog

Hvornår skal man anerkende, og hvornår skal man sige fra? Hvordan skal man kommunikere i de forskellige situationer? Det er altid en god idé at fokusere på det, der virker samt stille anerkendende spørgsmål. Anerkendende spørgsmål skal åbne op for dialog, så du kan blandt andet spørge ind til arbejdsprocessen på et konkret forløb eller stille spørgsmål der får spejderen til at uddybe. Mulighederne er uendelige – det gælder bare om at have en dialog kørende, hvor spejderen føler, der er plads og at han eller hun bliver anerkendt.

Sparringskaffe

Mange ledere savner inspiration eller uddannelse, som kan gøre spejdermøderne endnu bedre hjemme i gruppen. Her kan ‘Sparringskaffe’ hjælpe.

To ledere, et spejdermøde og kaffe!

To ledere (fra forskellige grupper) aftaler at besøge hinanden og overvære et spejdermøde hos hinanden. Under mødet observerer eller deltager gæsten i det omfang, det giver mening. Efter mødet sættes der en kande kaffe over, og der gives feedback til den leder, som har afholdt mødet.

Nøglen ligger i de fremmede øjne

Vi er gode til at anerkende hinandens indsats og ledergerning ude i grupperne. Men mange af vores ledere savner at få konkret feedback på deres måde at være leder på.

• Hvordan har man kontakt til spejderne?
• Hvordan tackler man de små udfordringer eller konflikter, som kan opstå under møderne?

Her er sparringskaffe god, da en gæst fra nabogruppen bedre kan spotte ledernes styrker. 

Sparringskaffe-stafet

 Vi skal have sparringskaffe ud i hele spejderlandet. Derfor har vi sendt ti ledere hjem fra Landstræf 23 med hver deres kaffedåse. Klar til at tage fat på en stafet med sparringskaffe.

1. De har lovet, at finde en sparringskaffe-kammerat og prøve konceptet af. De skal overvære et spejdermøde hos hinanden og efterfølgende give kærlig, konkret og konstruktiv feedback på det, de har set – og drikke en kop velfortjent kaffe samtidig. 
2. Næstsidste lille opgave er at tage en selfie af sparringskaffehyggen og dele den i KFUM-Spejdernes officielle Facebook-gruppe og skrive  #sparringskaffe i opslaget.
3. Sidste og meget vigtige trin er at give stafetten videre til en eller to andre ledere, som også gerne vil overvære et møde hos hinanden og dermed gentage ovenstående trin. 

Skulle man blive i tvivl, er man altid velkommen til at ringe til udviklingskonsulent Thomas Olsen på tlf.: 22 22 94 22.

Den svære samtale

Det kan være en ubehagelig og uoverskuelig situation når den svære samtale med en spejder skal tages. Eksempelvis hvis din spejder ikke har overholdt flere aftaler i træk. Derfor er det godt at være forberedt, og have gjort sig nogle tanker inden. Spejder i denne sammenhæng dækker både over spejdere, ledere og frivillige i organisationen, da håndteringen af de forskellige stillinger er den samme.

Hvornår skal du tage den svære samtale?

Der er nogle klare retningslinjer, for hvornår samtalen bliver relevant. Blandt andet når spejderen agerer på en måde, der er til skade for gruppen eller organisationen, når spejderen overtræder klare regler og eller vigtige aftaler, når spejderen efter gentagne påpegninger ikke har ændret sin adfærd. Samtalen skal gerne stille nogle krav om ændringer til spejderen og dennes indsats.

Før samtalen

Det vigtigste er at beslutte, om samtalen er nødvendig. Du skal ikke tage kontakt, hvis ikke du er sikker på problemet. Der skal være et formål med samtalen, så den ikke demotiverer dig og spejderen. Derudover er der nogle ting, der er gode at have tænkt igennem og forberedt inden samtalen skal finde sted:

• Forbered dig grundigt. Hvordan tror du spejderen vil reagere?
• Hvilke løsningsforslag kunne du tænkte dig? Og hvornår skal de være opfyldt? Hvad er formålet med samtalen?
• Lav en liste over styrker og kompetencer hos den frivillig, så du kan benytte De 3 K’er.
• Inviter spejderen til samtale og forbered personen på emnet, uden at gå i detaljer. Samtalen bør ikke holdes i åbent forum eller være en overraskelse for spejderen.

Selve samtalen

Når du har indkaldt til møde eller samtale, skal du starte med at anerkende spejderens kompetencer og stærke sider. Derefter skal problemet fremlægges tydeligt og konkret. Det nytter ikke noget at pakke det ind. Det kan være spejderen ikke har opfattet problemet, og dermed kan det blive uforståeligt, hvis det ikke forklares direkte. Spejderen kan derefter reagere på forskellige måder – hvilket er en god idé at forberede sig på inden samtalen.

Medspiller = Spejderen anerkender problemet og er parat til at finde en løsning
Passpiller = Spejderen anerkender problemet, men føler sig som et offer
Modspiller = Spejderen nægter, at der er et problem

Afhængig af, hvordan spejderen reagerer, skal du også agere forskelligt efter samtalen.

Efter samtalen

Som sagt kan mennesker reagere forskelligt på sådan en samtale. Derfor er det også forskelligt, hvordan den efterfølgende fase skal håndteres.

Medspiller = Hvis spejderen er parat til at finde en løsning, så tag en snak med fokus på om problemet er løst med de aftaler I lavede til samtalen.
Passpiller = Hvis spejderen føler sig som et offer, så fasthold at spejderen skal arbejde med sin egen rolle i problemet og aftal en ny samtale. Gør op med dig selv, hvor længe du vil vente, før problemet skal være løst. Husk den anerkendende og positive tone.
Modspiller = Hvis spejderen ikke kan se problemet, så planlæg en ny samtale – eventuelt med en tredje part, hvor I tager problemet op igen.

God forældrekontakt er vigtig

Forældrene er den gruppe, hvorfra vi henter nye ledere og nye bestyrelsesmedlemmer. En god relation til spejdergruppens forældre er vigtig for en velfungerende gruppe. De er også et godt sted at finde hjælp til de praktiske opgaver. Når vi, gruppens ledere og bestyrelse, har brug for at nogen bager en kage, hjælper med kørsel, holder vores hjemmeside ajour. Det bliver meget lettere, når relationen til forældrene er god.

Fastholder spejderne

En god relation giver også lederne større mulighed for at formidle spejdergruppens værdier. Forældre, der kender til værdierne og ved, hvad der ligger bag spejdernes aktiviteter, er også mere tilbøjelige til at bakke op om møder, ture og sommerlejre. Et bedre kendskab til værdierne, giver et større engagement hos forældrene, som smitter af på børnenes engagement.

Nye ledere

Nogle forældre kan måske endda få lyst til selv at “blive” spejdere, og gruppen kan med fordel overveje, hvilke tilbud der er til voksne som ikke – i første omgang – ønsker at være med som ledere.

Få inspiration

Til arbejdet med den gode forældrekontakt har KFUM-Spejderne udgivet proceshæftet Forældrekontakt, som du kan downloade i menuen til højre. Sammen med hæftet er udgivet forskellige materiale, som du kan også downloade i menuen her til højre. Det indeholder samtalekort, selve proceshæftet, værdiplakaten og andet relevant materiale. 

For de dedikerede

Har hæftet og siden her givet dig blod på tanden til at lære mere om vores korps sammensætning. Det kan også være du interesseret i endnu mere materiale, som kan hjælpe dig og din gruppe i arbejdet med god forældrekontakt. I så fald kommer herunder en liste med endnu mere materiale.

• Øvelser til at brainstorme
• Spejdernes gruppeudviklingsprojekt med en masse materiale og analyser af korpsene

Hjælpevideoer

Herunder finder du link til playliste med videoer, som kan bruges sammen med proceshæftet. Videoerne introducerer hvert enkelt trin, om I kan med fordel se videoen, når I starter arbejdet på et kapitel. Den første video er en indledning til arbejdet med god forældrekontakt ud fra proceshæftet.
Se videoerne på KFUM-Spejdernes YouTube-kanal

Spejdernes Medlemsservice

Medlemsservice er en del af Spejdernes Medlemsservice. Spejdernes Medlemsservice står bag en Medlemsservice platform, der benyttes af KFUM-Spejderne, FDF og De grønne pigespejdere. Medlemsservice består at tre identiske systemer, som datamæssigt er helt adskilt fra hinanden.

• Medlemsservice overholder alle regler vedr. persondatalovgivningen, og oplysninger videregives ikke til uvedkommende.
• Medlemsservice er vores fælles medlemskartotek, og der hvor alle medlemmer, ledere og bestyrelsesmedlemmer skal være registreret.
• Medlemsservice indeholder også kommunikationsmodul med mail og SMS, et regnskabssystem samt et arrangementsmodul, som kan bruges i forbindelse med gruppens arrangementer.
• Benyttes kontingentmodulet og arrangementsmodulet kan man benytte kortbetaling, bankoverførsel eller kontantbetaling.
• Gruppeledere, gruppekasserere og evt. medlemsansvarlige kan rette gruppens oplysninger.
• Benytter gruppen den online indmeldelsesformular, der er i Medlemsservice kan man undlade at benytte indmeldelsesblanketter på papir.

Sådan logger du på

Du tilgår systemet på adressen medlemsservice.spejdernet.dk. Her får du adgang til hele systemet og kan finde vejledninger og andet relevant information. Du logger på ved at bruge enten din mailadresse eller medlemsnummer. Er det første gang, du skal logge på, kan du bruge funktionen “Glemt kodeord” til at få tilsendt en adgangskode til din mailadresse.

Support

Løber du ind i problemer eller spørgsmål, som ikke dækkes af vejledningerne, eller har du brug for hjælp fra en spejderkammerat, så er der hjælp at hente. Du kan dels kigge i vejledningerne, som findes på linket fra forsiden af medlemsservice – eller her: https://medlemsservice.spejdernet.dk/page/manual

Der findes en gruppe på Facebook som heder “Medlemsservice – Bruger til bruger”. Her kan brugere hjælpe hinanden og udveksle idéer til medlemsservice. Personer fra flere spejderkorps bruger denne ERFA gruppe. Vær opmærksom på, at gruppen er fra bruger til bruger. Det som skrives i gruppen er ikke nødvendigvis korpsenes holdning, eller hvad supporten vil rådgive, men der er rigtigt mange guldkorn alligevel.

Supportdesk

Spejdernes Medlemsservice har også en frivillig support, som besvarer spørgsmål, så hurtigt det lader sig gøre. Supporten er bemandet af frivillige, og man kan derfor få hjælp på alle tider af døgnet. Man får normalt svar indenfor et par dage – og er det et let spørgsmål kan man være heldig, at svaret kommer samme aften. KFUM-Spejdere skal skrive til medlemsservice@spejdernet.dk for at få hjælp.

Når du skriver til supporten, modtager du et sagsnummer. Dette nummer skal oplyses ved alle henvendelser i sagen – også hvis du efterfølgende ringer til Administrationscentret for at få hjælp.

Læs mere her om kurser, vejledninger, opdateringer og support eller læs om de nyeste opdateringer og fordele ved medlemsservice i nyhederne for kassere.

Medlemsrapporten beskriver medlemsudviklingen i grupperne

Medlemsrapporten er sendt til alle gruppeledere og bestyrelsesformænd i starten af juni 2023 og er en unik præsentation af medlemsdata for den enkelte spejdergruppe. KFUM-Spejderne har udarbejdet en guide til at forstå tallene i ‘Medlemsrapport for din Gruppe – Maj 2023’.*

*Grundet en softwareopdatering er der opstået en fejl i medlemsrapporten 2023 udsendt 5. juni 2023 i afsnittet ‘Nøgletal for distriktet’. Ønsker I en ny rapport med korrekte tal bedes I skrive til Peter Lentz på pl@kfumspedjerne.dk. Alle tal for gruppen er korrekte. Beklager ubelejligheden.

Alle data i rapporten er trukket fra medlemsservice. Versionen hedder ‘Maj 2023’, da udtrækket af data er sket den 24. maj 2023. De historiske data, der er vist i rapporten, beskriver antallet af medlemmer de seneste 60 måneder (5 år) frem til denne dato. I denne guide finder du derudover en minianalyse, som I kan bruge i gruppen, når I analyserer, hvad jeres gruppe kunne have brug for.

Med ‘Medlemsrapporten 2023’ er det første gang, vi forsøger at give alle KFUM-Spejdergrupper adgang til et mere detaljeret blik på egen data. Vi er sikre på, at vi i 2024 og 2025 vil gøre dette endnu bedre. For at kunne give grupperne det overblik, der skaber størst effekt, har vi brug for jeres feedback. Så hvis du har kommentarer til udviklingen af formatet på ‘Medlemsrapport 2023’, grafer og nøgletal, så skriv ønsker til fremtidens medlemsrapporter via dette link.

Dit input vil blive taget med i det videre arbejde efter bedste evne, og i forhold til, hvad data og GDPR giver mulighed for.

Forskellige medlemstal i medlemsrapport og medlemsopgørelse

Vær opmærksom på, at der i medlemsrapporten tages udgangspunkt i medlemmer på et specifikt tidspunkt, mens medlemsopgørelsen tager udgangspunkt i det tal, der indberettes til Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF) ifm. KFUM-Spejdernes ansøgning om driftsmidler (udlodningsmidler). Sidstnævnte tal beskriver alle dem, der var medlemmer den 31. december + de medlemmer, der har været medlemmer i minimum tre måneder i løbet af det forgangne kalenderår. Tallene i medlemsopgørelsen vil dermed formentlig være større end de, der fremgår af medlemsrapporten.

Her kan du finde uniformsvejledning og mærkevejledningen til den. Vores uniform fås i fire udgaver: En børnemodel, en figursyet kvindemodel, en figursyet herremodel og en unisex-model til voksne, der er helt lige i snittet. Alle modellerne består af en uniformsskjorte og en fleece. Fleecen kan lynes på, når det er koldt og af igen, når solen skinner.

Uniformsvejledning

KFUM-Spejderne har redesignet alle basismærker til uniformen. Det gælder alt fra gruppenavn og enhedsmærker til kursusmærker. Derfor behøver du ikke flytte nogle af dine gamle mærker over på din nye uniform, når du får den. For der kommer en masse nye mærker. 

I denne uniformsvejledning kan du blandt andet se, hvor du kan placere mærkerne på din nye uniform. Der er også vejledning til, hvordan du officielt kan bære din uniform. Vejledningen kan du se her.

Hvad skal opbevares og hvordan?

Alle grupper får en del dokumenter, der skal opbevares i kortere eller længere tid. Disse skal være lette at finde, når de skal bruges. Nogle skal gemmes i ubegrænset tid, nogle mindst 5 år, medens andet kan makuleres, når det er uaktuelt. For hele tiden at kunne finde frem til papirerne er det en hjælp, hvis gruppebestyrelsen beslutter, hvad, hvor længe og hvor, papirerne skal opbevares.

Opbevares ubegrænset

• Gruppebestyrelsens protokol med alle gruppebestyrelsens beslutninger
• Skøder og andre dokumenter vedr. fast ejendom
• Gældende aftaler med offentlige myndigheder, med private eller andre organisationer
• Pantebreve
• Lejekontrakter
• Forsikringspolicer
• Værdipapirer

Opbevares i mindst 5 år

• Indmeldelseblanketter på tidligere medlemmer
• Regnskaber (kassesammendrag)
• Kassebog
• Bilag
• Gamle bankbøger
• Checkhæfter
• Kontoudtog fra giro/bank

Opbevares efter gruppebestyrelsens beslutning

• Afsendte breve
• Modtagne breve
• Medlemsopgørelser til korpset
• Medlemslister
• Referater fra ledermøder
• Programmer
• Gruppeblade
• Historisk materiale (materiale af korpsmæssig interesse modtages meget gerne til Historisk Samling. Kontakt: tlf. 70 10 26 66 eller på mail info@kfumspejderne.dk)

Hvor opbevares det?

Hos kassereren:

• Kontanter
• Regnskaber, det løbende og kopier af et par år tilbage
• Bankbøger i brug
• Checkhæfter for indeværende regnskabsår
• Kontoudtog fra giro/bank, indeværende regnskabsår
• Kopier af pantebreve, der fortsat betales af på
• Lejekontrakter
• Forsikringspolicer
• Medlemslister
• Indmeldelsesblanketter for alle medlemmer samt medlemmer, der har forladt gruppen inden for de seneste 5 år

I gruppens sikringsarkiv

(f.eks. bankboks eller lign.)

• Gruppebestyrelsen protokol
• Skøder m.m
• Aftaler
• Værdipapirer
• Min. 5 års regnskab med kassesammendrag, kassebøger, bilag, bankbøger, checkhæfter, kontoudtog fra giro/bank
• Andet efter gruppebestyrelsens beslutning

Hos gruppelederen

• Det øvrige

KFUM-Spejdernes konsulenter er ansat til at understøtte det frivillige arbejde, hjælpe og udvikle arbejdet i grupper og distrikter samt udvikle spejderarbejdet på landsplan. Du er altid velkommen til at kontakte dem, hvis du er løbet ind i en udfordring, som du tror, de kan hjælpe med at løse. 

Sådan er konsulenterne organiseret

KFUM-Spejdernes konsulenter har hele Danmark som arbejdsplads, men er placeret på administrationscenteret på Spejdercenter CPH og Houens Odde Spejdercenter. Udviklingskonsulenterne deler distrikterne mellem sig ved Lillebælt. Udviklingskonsulenterne i Vestdanmark hjælper således fortrinsvis grupper og distrikter i Jylland, mens udviklingskonsulenternekonsulenterne i Østdanmark hjælper grupper og distrikter på Sjælland, Fyn og Bornholm.

Hvem er konsulenterne?

Spejdere på efterskole kan blive vigtige for gruppen

De unge forlader gruppen for at tage på efterskole – og hvad så? Kontakten til de unge, kan bestå i et brev et par gange om året. Lidt nyt om gruppen, indbydelser til weekendture og sommerlejr, evt. suppleret med et nummer af gruppebladet. Modtager de det i en kuvert med korpsmærke, kan det også give anledning til lidt spejdersnak med kammeraterne.

Man kan ikke forvente, at de deltager i nogle af gruppens aktiviteter i løbet af skoleåret, men det er alligevel vigtigt, at de holdes informeret og får indbydelser til diverse arrangementer. Jo mere kontakt man kan holde med dem under efterskoleopholdet, des større chance er der for, at de vender tilbage til gruppen.

Nogle grupper arrangerer en tur for patruljekammeraterne til den efterskole, hvor deres gamle kammerat er. Sådan et besøg hjemmefra kan være en stor oplevelse både for eleven og for patruljekammeraterne. 

Når efterskoleopholdet nærmer sig sin afslutning, er det tid til at sende en invitation til at komme tilbage til gruppen. Invitationen bør om muligt følges op af en direkte kontakt for at høre, hvad de unge har lyst til. Kan gruppen tilbyde et levende miljø med andre unge, er det ideelt. Unge trækker unge til. Men mindre kan gøre det. Nogle voksne ledere, der er åbne for en ung medhjælper, kan også være en god mulighed.