Kom godt i gang fra start med medlemsservice Hvis man ikke er regnskabskyndig, kan det være en udfordring at starte som kasserer i en gruppe. Det fortæller Jens Nørlem fra Hammel Gruppe:
‘Som uerfaren kasserer, var det en stor hjælp, da jeg begyndte at bruge medlemsservice. Det smarte er, at man her har medlemskartotek, kontingentopkrævning og regnskab i ét system. Man kan bruge det fleksibelt og behøver kun anvende de elementer, der matcher den måde, man har organiseret arbejdet i gruppen.’
Gratis support-kurser
Jens Nørlem kendte ikke systemet i forvejen, og i begyndelsen brugte han en del tid på at forstå logikken bag medlemsservice. Han deltog på et af de gratis support-kurser, der blev udbudt, hvorefter han var klar til at sætte gruppens regnskab op. Sideløbende øvede han sig i et off-line kursussystem, der er lavet til formålet.
‘I starten brugte jeg supporten en del, der får man meget hurtigt svar. Tit med hjælp til selvhjælp, så de forklarer en, hvordan man selv kan løse problemet, i stedet for at de “bare” ordner det. Med tiden lærer man så gradvis at klare sig selv. Jeg får stadig hjælp fra de tålmodige mennesker indimellem, når jeg kører fast i noget’, siger Jens Nørlem.
Nemt at opkræve kontingent
Han fortæller også, hvordan han har oplevet det som en kæmpe lettelse at lade systemet ordne kontingent-opkrævningen, da han fik sat det op til det. Det sparer ham for meget tid. Det betyder blandt andet, at systemet selv bogfører indbetalingerne, når forældrene indbetaler via medlemssystemet med deres betalingskort.
‘Med bank-import er det supernemt at bogføre. Jeg henter en måneds posteringer ad gangen fra netbanken i et excel-ark, importerer det i medlemsservice, og så er det bare at sætte kontonummer på de enkelte posteringer. Man kan gemme bilagene elektronisk på de enkelte posteringer, men da mine revisorer foretrækker en papirmappe med bilag, kører jeg videre med det’, forklarer Jens Nørlem.
Revisoradgang
Det er muligt at give gruppens revisor kigge-adgang til hele systemet. Hvis revisoren ikke er klar til det, er det heldigvis nemt at trække et årsregnskab og en finansrapport ud med alle årets posteringer på de enkelte konti, som revisoren kan få. Det giver et godt overblik meget hurtigt.
Derudover kan man nemt trække en status for år-til-dato når som helst, hvis man fx vil give gruppebestyrelsen en opdatering på økonomien i løbet af året.
Brug supporten!
For Jens Nørlem, kan systemet langt mere, end han har brug for, men kasserere i andre grupper har stor glæde af de andre features, medlemsservice tilbyder. Det kan fx være muligheden for at lade ledere uploade deres bilag til systemet, når de har lagt penge ud. Eller at oprette arrangementer med tilmelding og betaling via medlemsservice.
I facebookgruppen Medlemsservice – bruger til bruger kan alle brugere af det fælles medlemssystem få hjælp til brugen af systemet og gode fif fra andre brugere. Gruppen er som udgangspunkt brugerdrevet, men folk fra supporten i medlemsservice kigger med, svarer og giver løbende gode råd.
Fejl i systemet og andre spørgsmål bedes meldes til supporten på medlemsservice@spejdernet.dk
Se vejledninger og oftest stillede spørgsmål på medlemsservice.nu/kontakt
Her skal teksten op, tak.
