Gruppekassererens opgaver

Gennem årene har mange kassererer henvendt sig og spurgt til, hvilke opgaver man har i en gruppe hos KFUM-Spejderne. Mange kommer ind i gruppebestyrelsen og har måske stor erfaring i arbejdet med budget og regnskab men er alligevel i tvivl om, hvad man helt konkret skal løse som kasserer i en spejdergruppe. En række erfarne gruppekasserer fra KFUM-Spejderne har været med til at give input til opgavelisten i denne artikel.

Da Kurt – der har været kasserer i KFUM-Spejderne i forskellige sammenhænge i mange år – blev spurgt, om han ville hjælpe med at give input, svarede han:

” Det vil jeg gerne, men der er jo 100 måder at gøre det på”.

Og ja, der kan være stor forskel på, hvordan man arbejder som kasserer i den enkelte gruppe. Samtidig er der nogle overordnede opgaver, der går igen i alle grupper. Forskellen i måden at løse opgaverne på kan ligge i traditionerne i spejdergruppen, kravene i de enkelte kommuner og den enkelte kasserers tilgang til arbejdet.

Opgavelisten har overskrifterne:

Generelle økonomiopgaver
Samarbejde med gruppebestyrelsen
Kommunen
Økonomi i forhold til enhedslederne
Den nye kasserer
Sparringspartnere
Links

Generelle økonomiopgaver

Kontingentopkrævning (fx halvårligt)
Registrering af kontingentopkrævningerne
Løbende bogføring af udgifter: udlæg, fakturaer og bankoverførelser
Løbende overblik over gruppens økonomi
Følge op på ikke betalte kontingenter (tag gerne kontakt til gruppelederen inden, der sendes en reminder ud, da der kan være en anden årsag end forglemmelse ved manglende betaling)
Indføring i regnskabssystemet i Medlemsservice (mulighed for kursus og support, se mere på www.medlemsservice.nu/kurser)
Afregning for Spejderhjælp
Bestilling af lodsedler og afregning i forhold til disse
Opdateringer af medlemmer i medlemsservice; ind- og udmeldinger – herunder kan være børneattester
Kontakt med revisorerne
Udarbejde oplæg til budget
Udarbejdelse af gruppens årsregnskab
Aflæggelse af regnskab til gruppebestyrelsen og på generalforsamlingen
Betaling af korpsafgift og kontingent til distriktet

Samarbejde med gruppebestyrelsen

Deltagelse i gruppebestyrelsesmøder (om muligt)
Korte budgetopfølgninger på gruppebestyrelsesmøderne
Budgetlægning sammen med gruppebestyrelsen
Dialog om hvordan I skaber god balance mellem sund økonomi og godt spejderarbejde

Kommunen

Undersøge krav og tilskudsmuligheder i den gældende kommune (ikke alt gælder i alle kommuner!)
Ansøgning af lokale- og aktivitetstilskud. Grundlaget er sidste års regnskab og aktuel medlemsliste
Indsendelse af kursusbevis, hvis der er refusion på disse
Ansøgning om refusion af Fritidspas (tjek i kommunen)
Indsendelse af årsregnskab og referat fra generalforsamlingen

Økonomi i forhold til enhedslederne

Orientering til enhedslederne om forbrug i forhold til budget (fx halvårlig status)
Udbetale til lederne hurtigst muligt efter deres udlæg
Vær gerne nysgerrig på spejderarbejdet; det giver et langt større indblik i, hvordan pengene skaber værdi for spejderne

Den nye kasserer

Sørg for en god overlevering fra den tidligere kasserer (om muligt)
Opdatering af kontaktoplysninger i Medlemsservice. Find hjælp her: medlemsservice.nu/
Få indsigt i digital signatur, e-Boks og NemID
Kontakt bank ift. ændring af fuldmagt
Afhold umiddelbart efter valget til kasserer et møde med gruppebestyrelsesformanden og gruppelederen for at ”komme godt fra start” med opgaverne og samarbejdet

Sparringspartnere

Distriktets kasserer
Kasserere fra andre spejdergrupper (få evt. et navn via distriktet)
KFUM-Spejdernes administrationscenter
Udviklingskonsulenterne
Gruppens revisorer
Medlemsservice support: medlemsservice.nu/kontakt

Denne artikel tilstræber at give svar på, hvilke opgaver man typisk som gruppekasserer skal løse. Som nævnt kan der være flere eller færre opgaver afhængig af den enkelte gruppe. Er du i tvivl om, hvordan du løser opgaverne, kan der være hjælp at hente forskellige steder, som det ses i afsnittet ‘Sparringspartnere’.

Som kasserer i spejdergruppen er du en vigtig del af gruppens ledelse. Et tæt samarbejde og dialog med gruppebestyrelsesformanden og gruppelederen kan også være med til at give en større indsigt. I kan blandt andet tage en snak om, hvordan I skaber en god balance mellem sund økonomi og udviklende spejderarbejde.

Nyttige links

Når du er registreret som kasserer i KFUM-Spejdernes medlemssystem, modtager du fire gange om året et nyhedsbrev, hvor du får relevante informationer og kan følge med i aktuelle nyheder. Her finder du også en masse uddybende svar på, hvordan du løser de forskellige kassereropgaver.

Læs mere i KFUM-Spejdernes vedtægter i §11 og 12 om gruppebestyrelsens og kassererens ansvar :

Under Økonomi finder du links til alle nyheder for kasserer samt en lang række nyttige informationer omkring økonomi; herunder ’Skattefrie gaver’, ’MobilePay til gruppen’ og ’Tilskudsmuligheder’.