Den nye opdatering betyder, at risikoen for dubletter mindskes og ensretter processen for alle typer af indmeldelser.
Alle grupper har en online indmeldelsesblanket, der leder nye medlemmer (og deres forældre) til at indtaste deres oplysninger, så gruppens medlemsansvarlige kan melde dem ind. Nye medlemmer, der er søskende til eksisterende medlemmer, lederbørn, overflyttet fra andre grupper eller genindmeldelser, kan være svære at få på plads, uden at der opstår dubletter (to eller flere stamkort på den samme person).
Dubletter er en kilde til frustration for gruppens medlemsansvarlige og de berørte personer. Vi har forbedret den online indmeldelsesblanket, så alle indmeldelser nu starter med en validering af e-mailadressen og en guide til det nye medlem. På den måde bliver det lettere at få oprettet nye medlemmer rigtigt fra start af.
Her er en oversigt over flowet for de forskellige typer af nye medlemmer:
- Et helt nyt medlem, hvor hverken barn, forældre eller søskende har været registreret i Medlemsservice: Forælderen indtaster en e-mailadresse og modtager en mail med et link til gruppens online indmeldelsesblanket.
- Indmeldelse af søskende og lederbørn: Forælderen indtaster en e-maildresse og modtager en mail med link til at logge ind. Efter login kan forælderen vælge at indtaste oplysninger om et nyt barn, der automatisk bliver registreret med de samme pårørende som sin søskende.
- Genindmeldelse: Forælderen indtaster en e-mailadresse og modtager en mail med link til at logge ind. Efter login kan forælderen vælge den person, der skal indmeldes. Personens stamkort skifter status fra “inaktiv” til “Ny”, så gruppens medlemsansvarlige nemt kan finde det. Personen skal meldes ind af gruppens medlemsansvarlige - også selvom enheden har automatisk indmeldelse efter betaling.
- Gruppeskift via min side: Medlemmer eller forælderen logger ind i Medlemsservice og vælger “Indmeld i anden enhed” fra “Min side”. Ud fra et Danmarkskort vælges den nye gruppe, og der oprettes en kopi af medlemmets stamkort under “Nye” i den nye gruppe. Den nye gruppe skal tildele funktioner til medlemmet. Den gamle gruppe skal udmelde medlemmet og/eller afslutte medlemmets funktioner. Husk at stoppe/starte kontingent.
- Gruppeskift via den online indmeldelsesblanket: Forælderen indtaster en e-mailadresse og modtager en mail med link til at logge ind. Efter login kan forælderen vælge den person, der skal indmeldes i den nye gruppe. Der oprettes en kopi af medlemmets stamkort under “Nye” i den nye gruppe. Den nye gruppe skal tildele funktioner til medlemmet. Den gamle gruppe skal udmelde medlemmet og/eller afslutte medlemmets funktioner. Husk at stoppe/starte kontingent.
Hjælp
På medlemsservice.nu findes Tips & tricks nr. 38, der viser skærmbilleder for de forskellige processer. Supporten er altid klar, hvis du har spørgsmål til den nye proces, oplever fejl i systemet eller har brug for hjælp. Skriv til medlemsservice@spejdernet.dk
