I årets sidste kvartal er det tid til at få styr på, om alle medlemmer har betalt minimum 75 kr. i kontingent i løbet af året. Dette beløb er korpsets minimumskontingent, og det er vigtigt, at alle betaler. På den måde sikrer vi korpset så højt driftstilskud fra DUF som muligt.
Mange grupper benytter allerede medlemsservice til at opkræve kontingent og nyder godt af, at systemet automatisk udsender påmindelser til de medlemmer (og forældre), der mangler at betale. Men i nogle tilfælde er der brug for, at kassereren tager sig af at hjælpe de sidste i mål med betalingerne.
Det er op til den enkelte gruppe, hvordan der rykkes for manglende betalinger. Vi har samlet en række eksempler, som kan bruges til inspiration.
Tips og Tricks nr. 63
Find Tips & Tricks nr. 63 på medlemsservice.nu/vejledninger. Vi opfordrer til, at du holder øje med kontingenterne umiddelbart efter, at betalingsfristen er overskredet. I første omgang kan du undersøge, om der er nogle betalere, hvis betalingsaftale er udløbet. Her kan en enkelt SMS tit være nok til, at de får logget ind i systemet og opdateret deres betalingsoplysninger. Når systemet har udsendt 2-3 automatiske påmindelser, så er det tid til, at du tager fat.
I Tips & Tricks nr. 28 finder I et tip målrettet forældre, der viser, hvordan de logger ind og betaler kontingent direkte i systemet. Denne vejledning er vedhæftet mailskabelonen “Her er en vejledning til at betale kontingent”. Brug denne mailskabelon eller skriv din egen.
Dette er blot et af de eksempler, som du kan læse om i Tips & Tricks nr. 63, hvor der også er et afsnit om, hvordan du får et overblik over de manglende betalinger, gensender fakturaer og meget mere.
Kontakt til forældre
Sideløbende med arbejdet i medlemsservice, opfordrer vi til at tage direkte kontakt til medlemmerne og deres forældre. Det kan jo ske, at forældrenes e-mailadresser er tastet forkert i systemet. Det kan også ske, at de udsendte mails er endt i modtagernes spamfiltre.
Endelig kan det ske, at forældrene har brug for en håndsrækning og en snak om friplads eller anden økonomisk støtte.
Hvorfor er det vigtigt, at alle betaler kontingent?
For de fleste spejdergrupper er medlemskontingentet en væsentlig del af gruppens samlede indtægter. Det er også rigtig vigtigt for korpset, at så mange medlemmer som muligt betaler kontingent hvert år. Korpset kan nemlig søge driftstilskud fra DUF baseret på antal betalende medlemmer.
I videoen fortæller KFUM-Spejdernes næstforperson, Dorthe Mølvig, om vigtigheden af, at alle betaler kontingent ude i grupperne. Alle medlemmer, der i løbet af året indbetaler mindst 75 kr. i personligt kontingent, kan tælles med, når vi ansøger om driftstilskud fra DUF*. Dette tilskud udgør mere end 1/3 af korpsets samlede indtægter, omtrent det samme som korpsafgiften.
Alle grupper ønsker at vise taknemmelighed over for de mange frivillige, der uge efter uge sørger for fede spejderaktiviteter, spændende ture og lærerige oplevelser for gruppens børn og unge. Det kan gøres på mange måder og nogle grupper lader lederne være kontingentfri. Gruppen dækker deres korpsafgift, så alt er vel fint? Desværre ikke, for når lederne ikke selv betaler kontingent til gruppen, så kan de ikke bekræftes som medlemmer.
Derfor opfordrer Dorthe i videoen til at finde på andre måder at anerkende og påskønne ledernes store indsats. Hvordan gør I i din gruppe? Læs mere om bestemmelsen her om minimumskontingent.
*Udover det personlige kontingent på minimum 75 kr. om året, så skal medlemmet også være medlem den 31/12 eller have været medlem i mindst tre sammenhængende måneder i løbet af året.
