I Herlufsholm gruppe er krøllede papirtilmeldinger og glemte betalinger en fjern fortid.
Vi har talt med Anita, der er ulveleder i gruppen, og hun har flere gode erfaringer med arrangementsmodulet i Medlemsservice:
“Arrangementsmodulet er udviklet til spejderhverdagens behov og samler hele arrangementet ét sted – fra invitation til opfølgning.”
Én samlet løsning – mindre forvirring
Når arrangementer oprettes i Medlemsservice, og I har krav om login, bliver tilmeldingerne koblet til medlemmernes eksisterende data. Det betyder mindre dobbeltarbejde og færre fejl. Anita fortæller:
“Vi er gået all-in på arrangementsmodulet med login. Nu undgår vi dobbelt-tilmeldinger – fx når forældre er skilt – og forældrene skal ikke udfylde de samme oplysninger igen og igen.”
Samtidig giver det et bedre overblik:
“En stor fordel er, at vi kan følge historikken på det enkelte medlem og se, hvilke arrangementer spejderen har været med på.”
Altid opdaterede deltagerlister
Alle medlemmer og deres forældre har adgang til at gennemføre tilmeldingen. I kan også vælge at lade medlemmerne melde afbud til arrangementet. På den måde ved I, at de har set invitationen, men desværre ikke kan deltage.
Når tilmeldinger og afbud sker direkte i Medlemsservice, er deltagerlisten altid opdateret. Det gør det nemt og hurtigt at danne sig et overblik – også når planer ændrer sig.
“Jeg skal ikke længere holde styr på lapper med, hvem der er tilmeldt. Jeg kan altid trække en opdateret liste i systemet – det sparer virkelig tid. Hvis vi er flere om at stå for arrangementet, så kan vi alle se listerne.” uddyber Anita.
Tilmelding og betaling hænger sammen
Deltagerne betaler ved tilmelding, så betalinger og deltagelse følges ad. Det giver tryghed – både for ledere og kasserer:
“Det er genialt, at man ikke kan være tilmeldt et arrangement uden at have betalt. Jeg slipper for at forstyrre min kasserer hele tiden for at høre, hvem der mangler at betale for en tur.”
I kan bruge arrangementsmodulet inklusiv betalinger, selvom I ikke bruger Medlemsservice til regnskab. I Herlufsholm gruppe har de valgt også at bruge Medlemsservice til regnskab, og for Anita betyder det markant mindre administration:
“Efter vi også har taget regnskabsdelen i brug, er det 100 % blevet nemmere for mig at være leder. Jeg laver ikke længere små Excel-ark – det hele er i systemet. Når weekenden er slut, kan kassereren trække et regnskab for arrangementet med det samme.”
Fleksible muligheder – også til større arrangementer
Arrangementsmodulet har mange forskellige muligheder for tilpasninger af de enkelte arrangementer: Tit er der ikke brug for meget mere end et deltagernavn og en betaling, andre gange kan det være en fordel at lave et mere avanceret arrangement, fx hvis man vil tilbyde ratebetalinger:
“I år prøver vi for første gang ratebetaling til sommerlejr via arrangementsmodulet. Det bliver en stor hjælp for både forældre og kasserer.”
Den digitale løsning er et supplement til “sedlen”
Ligesom i mange andre grupper har Anita og lederkollegerne i Herlufsholm gruppe et ønske om at gå fra papirtilmeldinger til digitale løsninger med links og QR-koder, men uden at miste den personlige kontakt. Anita forklarer, hvordan de bruger de digitale løsninger i gruppen:
“I stedet for papirtilmeldinger bruger vi link og QR-kode til tilmelding i medlemssystemet. Vi laver stadig en seddel til spejderne, så den er nem at tage med hjem, men selve tilmeldingen sker digitalt. På den måde viser vi stadig spejderne, at det er dem, der er inviteret - og vi gør det nemt for os og forældrene at klare tilmeldingen.”
Klar til at blive brugt
Som med alt nyt kræver det lidt tilvænning, men indsatsen betaler sig hurtigt:
“Selvfølgelig kan starten give lidt grå hår, indtil man har knækket koden. Men jo mere man bruger systemet, jo bedre bliver det – og de nye funktioner giver hele tiden flere muligheder.”
Arrangementsmodulet er en del af Medlemsservice, og det kræver kun ganske lidt opsætning, før I kan komme i gang.
Supporten er altid klar til at hjælpe jer - I kan skrive til medlemsservice@spejdernet.dk
