Hvad skal opbevares og hvordan?
Alle grupper får en del dokumenter, der skal opbevares i kortere eller længere tid. Disse skal være lette at finde, når de skal bruges. Nogle skal gemmes i ubegrænset tid, nogle mindst 5 år, medens andet kan makuleres, når det er uaktuelt. For hele tiden at kunne finde frem til papirerne er det en hjælp, hvis gruppebestyrelsen beslutter, hvad, hvor længe og hvor, papirerne skal opbevares.
Opbevares ubegrænset
Indmeldelsesblanketter på alle gruppens medlemmer - se bestemmelsen under Gruppens Økonomi, Styring af økonomien
Gruppebestyrelsens protokol med alle gruppebestyrelsens beslutninger
Skøder og andre dokumenter vedr. fast ejendom
Gældende aftaler med offentlige myndigheder, med private eller andre organisationer
Pantebreve
Lejekontrakter
Forsikringspolicer
Værdipapirer
Opbevares i mindst 5 år
Indmeldelseblanketter på tidligere medlemmer
Regnskaber (kassesammendrag)
Kassebog
Bilag
Gamle bankbøger
Checkhæfter
Kontoudtog fra giro/bank
Opbevares efter gruppebestyrelsens beslutning
Afsendte breve
Modtagne breve
Medlemsopgørelser til korpset
Medlemslister
Referater fra ledermøder
Programmer
Gruppeblade
Historisk materiale (materiale af korpsmæssig interesse modtages meget gerne til Historisk Samling, på Administrationscentret. Kontakt: tlf. 7010 2666 eller på mail info@kfumspejderne.dk
Hvor opbevares det?
Hos kassereren:
Kontanter
Regnskaber, det løbende og kopier af et par år tilbage
Bankbøger i brug
Checkhæfter for indeværende regnskabsår
Kontoudtog fra giro/bank, indeværende regnskabsår
Kopier af pantebreve, der fortsat betales af på
Lejekontrakter
Forsikringspolicer
Medlemslister
Indmeldelsesblanketter for alle medlemmer samt medlemmer, der har forladt gruppen inden for de seneste 5 år
I gruppens sikringsarkiv
(f.eks. bankboks eller lign.)
Gruppebestyrelsen protokol
Skøder m.m
Aftaler
Værdipapirer
Min. 5 års regnskab med kassesammendrag, kassebøger, bilag, bankbøger, checkhæfter, kontoudtog fra giro/bank
Andet efter gruppebestyrelsens beslutning
Hos gruppelederen
Det øvrige