Foto: Andreas Bastrup Larsen
14-01-2021
Havde du ikke mulighed for at deltage i mandagens webinar om gruppens generalforsamling, så læs med her. Her kan du læse om mulighederne og få gode fif.

Bliv klogere på gruppens generalforsamling

Af Sus Lynge Dahl, udviklingskonsulent

I mandags deltog knap 170 ledere i KFUM-Spejdernes webinar om, hvordan spejdergruppen kan afholde generalforsamling i denne usædvanlige tid, der kalder på andre måder at tænke på. Tak for den store interesse i at få afholdt en god og sikker generalforsamling. Denne artikel ridser nogle af hovedpointerne fra webinaret op. Som situationen er lige nu (med forsamlingsforbud og nedlukkede aktiviteter), er der overordnet tre muligheder:

1. Udsætte generalforsamlingen indtil det er muligt at samles fysisk igen 2. Holde en virtuel generalforsamling 3. Lave en kombination af virtuel og gemme punkter til mulighed for fysisk fremmøde

Vi fremhæver her 1. og 2.

Hvis I vælger at udsætte jeres generalforsamling, skal I være opmærksomme på:

  • Den nuværende gruppebestyrelse skal være indstillet på at sidde som bestyrelse et stykke tid endnu, indtil der er mulighed for en generalforsamling med fysisk fremmøde.
  • Få en god snak i bestyrelsen og begrund jeres beslutning og kommunikér den tydeligt til medlemmer af gruppen og forældre. Er der massiv uenighed uden for bestyrelsen, vil vi anbefale, at I holder en virtuel generalforsamling, Vigtigst af alt er, at I får en uddybende snak med den eller dem, der er imod. Der kan ”gemme” sig gode grunde til modstanden.
  • Sæt gerne en ny dato, hvis I udsætter. En ny dato kan skabe en optimisme og vise, at I fortsat har fokus på god fremdrift i gruppen.
  • Det kan være en god idé at kontakte jeres kommune for at høre, hvad deres holdning er til en udsættelse. Det er altid en god idé at have en god kontakt til sin kommune.

Hvis I vælger at afholde en virtuel generalforsamling, er der en række opmærksomhedspunkter:

  • Alle skal have adgang til en online platform. I kan fx vælge Google Meet eller Teams, som mange muligvis allerede kender fra deres arbejdsplads.
  • Lav en klar procedure for, hvor man som deltager kommer på online, hvordan mødet vil foregå etc.
  • Følg så vidt muligt den dagsorden, der også bruges ved en generalforsamling med fysisk fremmøde; herunder den gældende dagsorden, som I kan finde her: https://spejdernet.dk/vaerktoejer/love-regler/vedtaegter/gruppen
  • Vælg en ordstyrer der har erfaring med at lede et møde; måske endda virtuelle møder.
  • Indkaldelsesfrist er den samme som ved den fysiske generalforsamling, men vær gerne ude tidligere.
  • Husk, at det kan tage ekstra tid at planlægge en virtuel generalforsamling.
  • Afstemninger kan være omstændige, når de foregår online, men man kan fx vælge en af følgende  muligheder: 1) Den mest enkelte er med funktionen ”Ræk hånden op”, der findes på de virtuelle platforme 2) Via Google Forms kan man bruge et spørgeskema 3) E-mails 4) Brevafstemning. Beslut jer på generalforsamlingen, hvem der skal være stemmetæller (måske en uden for gruppen), proces og deadline

Et par gode råd

Det er altid en god idé, uanset om generalforsamlingen er virtuel eller fysisk, at gruppen:

  • Får taget den gode demokratiske snak, hvor alle får mulighed for at komme til orde, og hvor I får talt om gruppens udvikling og andre idéer. Snakke I måske ikke altid når på andre tidspunkter af året.
  • Har fokus på at rekruttering til gruppebestyrelsen ikke er noget, der finder sted samme aften som generalforsamlingen foregår. Rekruttering sker bedst gennem gode snakke med forældre i løbet af året og direkte forespørgsel til dem, der viser særlig interesse for spejderarbejdet. Der er mange, der gerne vil støtte op om spejdergruppen, men det kræver ofte lidt tid for den enkelte at sige ja til det.
  • Husker fællesskabsstemningen, ikke mindst til en virtuel generalforsamling. Man kunne fx vælge forud for generalforsamlingen at sende en lille snackpakke med lidt godt til ganen rundt til alle deltagere. Eller man kan vise nogle billeder fra gruppens seneste aktiviteter i forbindelse med beretningen. Alt sammen noget, der kan være med til at skabe en god stemning.

Vi ved, at den kommende tids generalforsamlinger kan være en udfordring, men det er vigtigt at huske på, at der kommer en ny tid igen, hvor vi kan mødes fysisk, synge og spise sammen, lade spejderne optræde for forældrene og mange andre af de ting, vi savner. Vi må gerne være optimistiske. Held og lykke med de kommende generalforsamlinger.